Depok – Pada tanggal 25 Maret 2022 silam, Biro TREM UI melakukan kegiatan sharing session secara dalam jaringan (daring) dan menyimak pemaparan dari Universitas Airlangga, terkait pembahasan peta proses bisnis (probis). Kegiatan diawali dengan sambutan dari Dr. Koko Srimulyo, M.Si., sebagai Sekretaris Universitas Airlangga (Unair). Beliau menyampaikan rasa terima kasih dan bangga karena telah dikunjungi oleh UI, walaupun secara daring, dan agenda sharing session tersebut sangat disambut baik oleh pimpinan Unair, dan pada prinsipnya Unair mendukung proses diskusi dan belajar antara UI dengan Unair, sehingga dapat saling melengkapi satu sama lain. Setelah itu, kegiatan dilanjutkan dengan paparan singkat dari Dr. Vishnu Juwono, S.E., M.I.A., Ph.D., selaku Kepala Biro TREM UI. Beliau menyampaikan bahwa saat ini, UI tengah mendorong transformasi universitas dan reformasi birokrasi, sebagai tindak lanjut dari pembangunan zona integritas (ZI). Adapun kegiatan sharing session ini bertujuan untuk mempelajari best-practice yang dilakukan oleh sesama lembaga pendidikan, yang dapat dicermati dari proses dalam penyusunan peta probis di lingkungan Unair.
Kegiatan dilanjutkan dengan pemaparan dari pihak Unair, yang diwakili oleh Helmy Yusuf, S.Si., M.Sc., Ph.D.. Penyusunan peta probis di Unair ditangani oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) Unair. Lebih lanjut, Unair juga mengelola reformasi birokrasi dalam lingkup makro, sehingga selaras dengan proses penyusunan probis, di bawah pimpinan dari Sekretaris Universitas. Adapun peta probis Unair disusun berdasarkan dari isu terkait banyaknya probis dan layanan yang tersedia di lingkungan Unair. Melihat adanya beragam probis tersebut, maka dilakukan pemetaan layanan inti dan layanan pendukung dengan pendekatan top-down dan bottom-up. Umumnya, basis pengelolaan kebijakan di Unair adalah document-based, sehingga ada beberapa hal yang menggunakan pendekatan top-down maupun sebaliknya. Apabila kita menggunakan pendekatan bottom-up, akan didapat hasil yang sangat detail dan dapat mengakomodasi banyak aspek.
Di Unair, BPM menjadi leading sector dalam hal penyusunan peta probis yang sesuai dengan tugas pokok dari pimpinan. Rektor Unair menetapkan Surat Keputusan (SK) terkait Tata Kelola sebagai payung hukum bagi BPM untuk menyusun peta probis yang dimaksud. Selain itu, pendekatan yang dilakukan oleh Unair adalah dengan pendekatan fisiologis, sehingga prosesnya disusun berdasarkan fungsi masing-masing unit kerja. Adapun contoh kegiatan yang diselenggarakan oleh Unair antara lain workshop rutin, coaching clinic, pendampingan, maupun pemberian insentif (reward). Dalam perjalanannya, monitoring dan evaluasi (monev) dilakukan secara berkala, yaitu setiap semester. Bila ditemukan adanya tumpang tindih antara satu tupoksi dengan tupoksi lainnya, maka perlu dilakukan mediasi antara unit-unit kerja yang bersangkutan, sehingga ada salah satu pihak yang mengeliminasi dan tidak terjadi tumpang tindih (overlap) di dalam pekerjaan.
Sesi paparan dilanjutkan dengan tanya jawab (diskusi) yang diawali oleh Dr. Poeti Nazura, S.T., M.Sc. selaku Kepala Bagian Transformasi Biro TREM UI. Basis dari reformasi birokrasi yang telah dilakukan oleh Unair sejak tahun 2009, ditandai dengan adanya proses ISO 9001 untuk tertib administrasi. Lebih lanjut, pada tahun 2015, sertifikasi ISO kembali diperbaharui dengan basis manajemen risiko, dan dilanjutkan dengan sertifikasi ISO pada tahun 2018 dengan basis pendekatan dunia pendidikan. Hal ini disebabkan karena Unair mengadopsi ketertarikan pemerintah dalam hal manajemen di bidang pendidikan. Dalam perkembangannya, peta probis dapat mengalami pembaharuan, dan hal ini dimungkinkan untuk terjadi karena adanya restrukturisasi maupun pergantian rektor. Guna mengantisipasi hal tersebut di atas, Unair menyusun platform manajemen yang menjadi dasar dalam pengelolaan manajemen dan probis di lingkungan Unair, berupa cyber kampus yaitu AIMS. Dengan demikian, pembaharuan yang dimaksud sifatnya adalah minor, bukan pembaharuan mayor.
Berbicara mengenai panduan penyusunan probis, evaluasi yang dilakukan oleh Unair secara periodik (setiap semester) selalu dilaksanakan, sesuai dengan tren yang ada, yaitu ke arah peningkatan pelayanan yang lebih baik. Pihak Unair juga memberikan reward bagi unit kerja, sebagai stimulus atas kerja baiknya. Terkait digitalisasi, setiap probis yang ada kemudian dimasukkan ke dalam sistem agar tersimpan dengan baik, meski tidak dapat dimungkiri masih ada dokumen yang bersifat hard copy. Akan tetapi, semuanya akan mengarah pada sistem pengaturan dokumen yang dapat diakses secara daring.
Setelah tanya jawab usai, kegiatan ditutup dengan penutup dari Kepala Biro TREM UI, sebagai apresiasi atas kesediaan dari pihak Unair karena telah berkenan berbagi pengalamannya dalam sharing session tersebut.
Galeri foto
