trem@ui.ac.id +6221 7867 222

Sharing Session ZI-WBBM dengan KJRI Sydney

Depok – Pada tanggal 2 Maret 2022 silam, Biro TREM UI melakukan kegiatan sharing session secara dalam jaringan (daring) dan menyimak pemaparan dari Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) Sydney, terkait Zona Integritas (ZI) dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM). Kegiatan diawali dengan sambutan dari Dr. Vishnu Juwono, S.E., M.I.A., Ph.D., selaku Kepala Biro TREM UI. Beliau menyampaikan keinginan UI untuk belajar dari pengalaman atas pelaksanaan ZI oleh KJRI Sydney, sehingga berhasil meraih predikat WBBM di tahun 2021. Agenda kemudian dilanjutkan dengan pengantar dari Prof. Mondastri Korib Sudaryo, M.S., D.Sc. selaku Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) UI. Beliau menyampaikan bahwa sesi tersebut dihadiri oleh tim ZI FKM UI, dan tim tersebut telah menyiapkan beberapa dokumen kelengkapan untuk kegiatan ZI. FKM UI perlu belajar banyak dari KJRI Sydney untuk mempersiapkan segala dokumen ZI ini supaya mampu mengikuti jejak KJRI Sydney dalam meraih predikat ZI WBBM. Pada tahun 2015 silam, FKM UI mendapatkan sertifikat ISO untuk pelayanan publik di tingkat fakultas, dan pada tahun 2020 berupaya untuk mewujudkan inovasi yang dapat meningkatkan seluruh komponen pengungkit FKM UI, terutama terkait pelayanan publik. Adapun inovasi yang diunggulkan oleh FKM UI adalah Unit Layanan Fakultas (ULF) sebagai one stop service untuk mempermudah layanan yang ada di FKM UI. 

 

 

Agenda dilanjut oleh paparan dari Vedi Kurnia Buana selaku Konsul Jenderal KJRI Sydney. Beliau mengutarakan bahwa terkait ZI, KJRI Sydney selaku instansi pemerintah RI berhasil meraih predikat WBK pada tahun 2019, namun belum berhasil melanjutkan raihan predikat WBBM pada tahun 2020. Oleh sebab itu, KJRI Sydney mengajukan kembali di tahun 2021, sehingga berhasil meraih predikat WBBM. Adapun aspek yang paling penting dari pelaksanaan ZI adalah adanya dukungan penuh dari pimpinan, sehingga dapat menumbuhkan tim kerja yang solid untuk berkomitmen dalam pelaksanaan ZI tersebut. KJRI Sydney mengusulkan agar UI ZI Award 2021 yang telah diselenggarakan dengan baik oleh UI, agar dapat dikembangkan kembali sehingga universitas-universitas negeri lainnya dapat berpartisipasi.

Inovasi yang ditawarkan oleh KJRI Sydney yaitu Bersama Kita Saling Jaga (Beta Siaga). Inovasi tersebut lahir dari kondisi sosial di lingkungan Australia, terutama yang berkaitan dengan layanan perlindungan WNI atas tindak kekerasan yang dialami, teristimewa bagi anak-anak dan wanita (ibu). Inovasi tersebut memiliki fitur panic button yang langsung terhubung dengan layanan darurat KJRI Sydney. Lebih lanjut, inovasi tersebut telah ditawarkan kepada KJRI lainnya di Australia, seperti di Darwin, Melbourne, dan lainnya, agar dapat direplikasi dengan baik.

 

 

KJRI Sydney merumuskan setidaknya 5 (lima) langkah yang baik untuk membangun ZI, antara lain sebagai berikut. Pertama, terdapat komitmen yang kuat oleh pimpinan dan semua pegawai, agar saling terlibat dalam ranahnya masing-masing, dan juga disaksikan oleh perwakilan dari masyarakat. Hal ini dapat diwujudkan dengan pembentukan Pakta Integritas Pembangunan ZI WBK dan WBBM. Kedua, memberikan pelayanan yang lebih mudah bagi masyarakat, yang mana dalam hal ini adalah WNI di sekitar Sydney, Australia. Contohnya dapat membuat smart appointment untuk menentukan tanggal dan waktu layanan, dan dapat membentuk aplikasi seperti SIAP Online. Ketiga, menentukan program-program yang sungguh-sungguh dibutuhkan oleh masyarakat. Sebagai contoh, KJRI Sydney berusaha untuk mendapatkan ISO 09001:2015, sesuai dengan evaluasi atas gagalnya raihan ZI WBBM di tahun 2020 silam. Keempat, adanya sistem pemantauan dan evaluasi secara berkala dan dipimpin oleh Konsul Jenderal KJRI Sydney. Setiap perubahan itu berharga, sekalipun itu perubahan kecil, sehingga layak untuk dilampirkan dan diperbaiki pada hari-hari yang akan datang. Kelima, terdapat manajemen media, yang berarti bahwa inovasi dan perubahan yang diselenggarakan oleh KJRI Sydney dapat dipublikasikan kepada masyarakat luas, sebagai bentuk pertanggungjawaban yang lebih baik.

Agenda dilanjutkan dengan sesi diskusi dan tanya jawab dari pihak FKM UI dan KJRI Sydney. Poin-poin penting yang disampaikan oleh KJRI Sydney antara lain sebagai berikut:

  1. Dalam hal agen perubahan, pastikan untuk membentuk ketua dan anggota yang memiliki semangat dan memberi dampak (influence) orang-orang sekitar. KJRI Sydney selalu kompak dan bertanggung jawab, dan nilai ini yang berusaha diamalkan dengan baik setiap hari.
  2. Langkah utama dalam membangun ZI adalah menyamakan persepsi bahwa perubahan pola pikir (mindset) itu ada di depan. Perubahan yang dimaksud bertujuan untuk memberi kinerja dan pelayanan yang lebih baik. Agen perubahan hanya simbol saja, yang penting adalah perubahan pola pikir tersebut senantiasa dilaksanakan sampai dengan pegawai sekalipun. Hal ini dapat disampaikan melalui in-house training, pertemuan rutin, maupun bentuk lainnya.

Agenda ditutup oleh Kepala Biro TREM UI dan dilanjutkan dengan sesi foto bersama yang dilakukan secara virtual (daring).

 

Galeri foto

 

 

 

Leave a Reply

Terjemahkan »