Depok – Pada tanggal 25 Januari 2022 silam, Biro TREM UI melakukan kegiatan sharing session secara dalam jaringan (daring) dan menyimak pemaparan dari Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada (FT UGM), terkait Zona Integritas (ZI) dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM). Kegiatan diawali dengan pembukaan dari Dr. Vishnu Juwono, S.E., M.I.A., Ph.D., selaku Kepala Biro TREM UI. Pada paparannya, beliau menyampaikan bahwa saat ini, UI tengah mendorong partisipasi fakultas dalam inisiatif zona integritas (ZI) sebagai bagian dari pelaksanaan RBTU. Lebih lanjut, melalui sharing session ini, diharapkan FT UGM dapat membagikan pengalamannya dalam meraih predikat ZI-WBK tahun 2021 di tingkat nasional. Kegiatan kemudian dilanjutkan oleh sambutan dari dr. Anis Karuniawati, SpMK., selaku Wakil Dekan FK UI. Dalam sambutannya, tim ZI dari FK UI telah menyiapkan dokumen-dokumen untuk menunjang kegiatan sharing session yang dimaksud.
Pihak FT UGM diwakili oleh Ir. Selo, S.T., M.T., M.Sc., Ph.D. sebagai Dekan FT UGM. Menurutnya, apa yang telah dilakukan oleh FT UGM adalah kerja sama yang baik dari pimpinan maupun staf lainnya dalam ruang lingkup FT UGM. Hal yang paling ditekankan dalam kegiatan ZI ini adalah untuk membuat inovasi, sehingga dapat mengembangkan sistem untuk mempermudah pekerjaan, menjadi lebih efisien dan efektif. Lebih lanjut, beliau menuturkan ketika ditanya oleh evaluator, FT UGM menyampaikan tanggapan secara bergantian, menunjukkan adanya pembagian kerja dan kerja sama yang baik, sehingga tidak terpusat pada satu orang saja.
Kegiatan sharing session kemudian dilanjutkan oleh Bapak Erlambang selaku tim ZI UGM. Pada tahun 2020, UGM menunjuk Fakultas Filsafat untuk berpartisipasi dalam ZI guna mempermudah dalam memberikan pendampingan. Tim ZI UGM juga telah menyusun 6 (enam) tim, sesuai dengan 6 (enam) area perubahan yang menjadi indikator penilaian, dan penyusunan tim tersebut juga melibatkan direktorat maupun kantor yang ada di UGM. Meski demikian, Fakultas Filsafat UGM belum berhasil mendapatkan predikat ZI WBK tahun 2020 karena dua hal berikut. Pertama, pada manajemen perubahan, ditemukan ketidaksamaan visi dan misi tim di universitas dengan tim ZI di fakultas. Seharusnya, komitmen ijni datang dari seluruh jajaran pimpinan dan pegawai, namun belum terpotret dengan baik, misalnya masih terdapat pertemuan/rapat yang beum diikuti oleh para unit kerja. Kedua, pada area peningkatan kualitas pelayanan publik, terdapat tuntutan standardisasi pelayanan berstandar internasional yang belum berhasil dipenuhi oleh Fakultas Filsafat UGM. Lebih lanjut, fakultas tersebut belum cukup siap dalam melakukan survei pengguna, dalam rangka menilai indeks kepuasan masyarakat. Responden yang kurang dan pengondisian yang kurang terselenggara, menyebabkan pada area perubahan keenam ini, pihak fakultas tidak dapat menggambarkan pelayanan publik yang baik dan utuh.
Sebagai evaluasi, UGM kemudian menunjuk FT UGM untuk mewakili UGM dalam kompetizi ZI WBK-WBBM di tingkat nasional pada tahun 2021. Alasannya adalah karena FT UGM dinilai mempunyai solidaritas yang lebih baik dalam tim dan dalam pimpinan, didukung dengan kesiapan terkait standardisasi internasional, serta telah melakukan simplifikasi pelayanan dalam ranah FT UGM. Atas dasar itulah kemudian, UGM mempersiapkan dan mencalonkan FT UGM dalam kompetisi yang dihelat oleh Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara – Reformasi Birokrasi (PAN-RB) RI tersebut.
Pemaparan dilanjutkan oleh Ibu Nia selaku Koordinator ZI FT UGM. Dalam paparannya, beliau menyampaikan bahwa ZI merupakan salah satu agenda FT UGM guna mengunci progres yang telah dicapai FT UGM, supaya tidak malah mundur. Keberhasilan ZI juga bersumber dari keberhasilan bersama, terutama dari para tenaga kependidikan (tendik) di UGM, yang sesungguhnya telah dilakukan sejak tahun 2017 silam. FT UGM memiliki 8 (delapan) departemen, dan FT UGM memasukkan keseluruhan departemen guna memberikan bukti dukung, guna saling melengkapi satu sama lain. Lebih lanjut, FT UGM membuat paparan slide presentasi per bidang, dan menjelaskan secara detail terkait profil unit kerja eksisting. Isu strategis yang FT UGM angkat adalah upaya untuk mengalokasikan beban kerja administratif agar tidak seluruhnya diampu oleh dosen, namun juga didelegasikan kepada tendik yang ada. Tidak hanya itu, isu lain yang diangkat adalah masih adanya silo berlapis antara satu departemen dengan departemen lainnya. Hal itu kemudian dibahas dan dicari solusinya, sebab kondisi tersebut dapat memperlambat birokrasi layanan, sehingga turut memengaruhi work engagement.
Pada tahun 2021, upaya yang diwujudkan oleh FT UGM adalah mengalokasikan beban manajemen dasar, dari semula diampu oleh dosen menjadi tendik. Selanjutnya, FT UGM juga meningkatkan tendik yang bersifat manajerial, sehingga dapat mengakomodasi kebutuhan administratif dengan lebih baik. Tidak hanya itu, dosen di FT UGM juga dibebaskan dari tim pengadaan, sehingga diharapkan dapat lebih fokus untuk berkarier yang mengacu kepada tridharma perguruan tinggi. Inovasi yang diluncurkan oleh FT UGM antara lain adalah membuat coaching culture, struktur organisasi yang jela, dan program Rotasi Hepi, kemudian peluncuran program kesehatan (bekerja sama dengan Fakultas Kedokteran (FK) UGM) guna meningkatkan kesadaran (awareness) terhadap Pospindo, serta merekrut in-house programmer untuk mendukung upaya digitalisasi dalam lingkup FT UGM. Hasilnya, selama 4 tahun terakhir, FT UGM telah meluncurkan 24 aplikasi SADA/SCC dengan tingkat penggunaan (usability) yang cukup tinggi, sehingga terciptanya sinergi antara people development dengan system development; teknologi informasi menunjang keberlangsungan organisasi dengan baik.
Galeri foto
