Depok – Pada 2 September 2021 silam, telah berlangsung workshop dan diskusi dengan tajuk rencana aksi (renaksi) dalam rangka membentuk Reformasi Birokrasi – Transformasi Universitas (RBTU) di Universitas Indonesia (UI). Kegiatan workshop dan diskusi tersebut diselenggarakan secara virtual dan dihadiri oleh berbagai pihak, seperti Kepala Biro Transformasi, Manajemen Risiko, dan Monitoring Evaluasi (TREM) UI Vishnu Juwono, S.E., M.I.A., Ph.D., dan dihadiri oleh beberapa reviewer, yaitu Prof. Dana Indra Sensuse, Ibu Riani Rachmawati, dan Prof. Dr. Eko Prasojo, Mag.rer.publ.. Kegiatan workshop dan diskusi renaksi tersebut dihadiri oleh 21 orang dan terbagi ke dalam satu breakout room sebagai bentuk diskusi mendalam. Berikut adalah ringkasan daripada kegiatan yang dimaksud tersebut.
- Sesi 1: Tema Digitalisasi
Kegiatan workshop dan diskusi renaksi diawali dengan tema digitalisasi. Adapun kegiatan ini diawali dengan sambutan dari Kepala Biro TREM UI, dengan tujuan untuk memperoleh masukan dari para reviewer yang telah dipilih berdasarkan bidang keahliannya masing-masing. Tema yang dibahas berikut adalah digitalisasi dalam konteks RBTU. Selaku reviewer, Prof. Dana diharapkan dapat memberi masukan dan umpan balik (feedback) yang berkenaan dengan isu teknologi dan informasi (TI). Adapun garis besar renaksi dalam tema digitalisasi ini memuat 5 poin utama, yaitu sebagai berikut, sebagaimana yang dipaparkan oleh penyaji yaitu Bapak Abdul Salam.
Pertama, poin terkait integrasi sistem informasi utama dan pendukung berdasarkan tata kelola TI. Isu ini berkaitan dengan upaya revisi tata kelola sistem informasi di UI, dengan output berupa peraturan rektor tentang tata kelola sistem informasi. Isu berikutnya adalah penguatan kebijakan penggunaan sistem informasi tersebut di lingkungan UI.
Kedua, pengembangan sistem informasi di bidang keuangan, sumber daya manusia (SDM), dan akademik eksisting. Isu ini berkaitan dengan upaya peningkatan SDM di bidang TI di ranah UI, diikuti dengan upaya revitalisasi dan perluasan sistem ANDIENI.
Ketiga, poin terkait penggunaan tanda tangan digital (e-signature). Sebenarnya, UI telah menjalin kerja sama dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), namun kerja sama ini harus terus dikembangkan kembali mencakup penggunaan tanda tangan digital pada dokumen penting seperti ijazah elektronik dan transkrip akademik.
Poin terakhir meliputi sarana dan prasarana strategis berbasis need assessment, dilanjutkan dengan upaya penjenamaan (branding) UI. Adapun catatan penting terkait poin ini adalah upaya peremajaan yang lebih optimal, dengan hasil output berupa master data.
Berdasarkan pemaparan tersebut, berikut adalah rekomendasi dari Prof. Dana selaku reviewer. Pertama, terkait hal digitalisasi, ada 4 komponen yang harus diperhatikan, yaitu: 1) kebijakan terkait sistem informasi, 2) tata kelola, 3) manajemen kelola TI, dan 4) layanan. Berikut adalah ulasannya.
Komponen pertama terkait kebijakan terkait sistem informasi, sebenarnya dalam draf renaksi telah disinggung, namun perlu untuk ditekankan kembali. Komponen kedua terkait tata kelola, hal yang menjadi penting adalah implementasi tata kelola, termasuk hal-hal yang mencakup peta rencana organisasi, integrasi, pusat data, jaringan intranet, hingga proses bisnisnya seperti apa. Oleh sebab itu, dibutuhkan tim tersendiri untuk mengelola digitalisasi ini. Komponen ketiga adalah manajemen kelola TI, terutama dalam hal manajemen risiko dan manajemen keamanan. Dibutuhkan audit terkait manajemen risiko TI tersebut, tidak hanya manajemen risiko secara umum. Komponen keempat sekaligus yang terakhir adalah pengelolaan layanan di UI, yaitu layanan administrasi dan layanan kepada mahasiswa. Kedua bentuk layanan tersebut hendaknya dilengkapi dengan lebih optimal untuk mendukung tridharma perguruan tinggi.
- Sesi 2: Tema Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
Kegiatan workshop dan diskusi renaksi berikutnya diikuti dengan tema Manajemen SDM. Adapun kegiatan ini diawali dengan sambutan dari Kepala Biro TREM UI, diikuti dengan pemaparan dari Ibu Elok selaku penyaji. Setelah paparan selesai, kegiatan dilanjutkan dengan masukan dan tanggapan dari Bu Riani Rachmawati dan Prof. Dr. Eko Prasojo, Mag.rer.publ., sebagai reviewer pada sesi kedua ini. Adapun garis besar renaksi dalam tema manajemen SDM ini memuat 2 poin dan 4 inisiatif strategi (IS) yang relevan, sebagai berikut.
Pertama, dasar pemikiran daripada penyusunan renaksi tersebut berasal dari Statuta UI 2021, mengacu pada Peraturan Pemerintah (PP) RI 72/2021 tentang Statuta UI.
Kedua, renaksi tersebut merupakan dasar bagi UI untuk mengelola oraganisasi pendidikan dengan jenis professional bureaucracy, yang membutuhkan good university governance (GUG) dengan dasar peraturan tersebut di atas.
Beberapa IS yang tertuang di dalam renaksi tersebut adalah sebagai berikut:
- mengelola sumber daya dengan prinsip cost-sharing dan resource-sharing,
- mengintegrasikan pengelolaan SDM UI ke dalam sistem terintegrasi bernama HRIS (internal capabilities),
- membentuk jalur karier research only, dan
- melakukan transformasi budaya organisasi di ranah UI dalam rangka mengurangi budaya silo.
Berdasarkan pemaparan tersebut, berikut adalah rekomendasi dari Bu Riani dan Prof Eko selaku reviewer. Masukan dari Bu Riani adalah terdapat 3 poin utama dalam menyusun renaksi berupa manajemen SDM, yaitu: 1) daya saing, 2) birokrasi, dan 3) kebutuhan organisasi. Perlu untuk disoroti bersama adalah upaya UI dalam meningkatkan daya saing sehingga mampu bersaing di dunia internasional, yang juga dipengaruhi dengan adanya budaya silo. Silo tidak hanya berkaitan dengan unit kerja, melainkan juga antarfakultas dan antarorganisasi di UI.
Sementara itu, masukan dari Prof. Eko adalah sebagai berikut. Gagasan untuk menggabungkan antara reformasi dengan transformasi agak jarang digunakan, sehingga lebih baik untuk menggunakan transformasi. Berikutnya, trajectory reform adalah hal yang perlu untuk digarisbawahi, terutama terkait seberapa besar reformasi yang hendak dicapai oleh UI. Transformasi yang direkomendasikan adalah upaya transformasi dari tight model menjadi flexible model, sesuai dengan konsep digital governance. Lebih lanjut, transformasi dapat didukung dengan super application sebagai media baru dalam ruang kerja di masa depan.
- Sesi 3: Tema Penguatan Tridharma Perguruan Tinggi
Kegiatan workshop dan diskusi renaksi pada sesi terakhir ini dengan temapenguatan tridharma perguruan tinggi. Adapun kegiatan ini diawali dengan sambutan dari Kepala Biro TREM UI, diikuti dengan pemaparan dari Ibu Krisna Puji Rahmayanti selaku penyaji. Setelah paparan selesai, kegiatan dilanjutkan dengan masukan dan tanggapan dari Prof. Dr. Eko Prasojo, Mag.rer.publ., sebagai reviewer pada sesi ketiga ini. Adapun garis besar renaksi dalam tema penguatan tridharma perguruan tinggi ini mencakup 3 inisiatif strategi (IS), yaitu sebagai berikut.
Pertama, soal peningkatan peringkat internasional. Fokus bahasan yang dirumuskan dalam IS ini adalah pengembangan insentif penelitian yang komprehensif. Meski demikian, terdapat berbagai faktor yang berpengaruh terhadap publikasi tersebut, misalnya alokasi waktu, anggaran, hubungan dengan mitra, dan peringkat, baik peringkat periset maupun universitas yang dimaksud.
Kedua, soal implementasi Kurikulum Merdeka Belajar – Kampus Merdeka (MBKM). Bebarapa strategi yang diusulkan adalah memperkuat elemen soft skill mahasiswa sesuai dengan Kurikulum MBKM, dan juga memberdayakan peran daripada teknologi dalam melakukan proses pembelajaran, dengan mengadopsi bahan ajar MOOC.
Ketiga, soal hibah penyusunan bahan ajar MOOC. Diperlukan kajian terkait feasibility study untuk peserta internal dan eksternal, dan juaga dalam hal pelaksanaannya.Beberapa upaya yang dilakukan dalam inisiatif ini antara lain: 1) membentuk joint venture dengan mitra industri atau lembaga kredibel lainnya, 2) bekerja sama dengan sektor bisnis, pemerintah, dan lembaga lain untuk mendukung penelitian, dan 3) mengoptimalkan jenis kelembagaan yang sesuai dengan kebutuhan hilirisasi penelitian dan layanan penunjangnya, baik itu komersial maupun non-komersial.
Sementara itu, masukan dari Prof. Eko adalah sebagai berikut. Dalam konteks relevansi, pemerintah tengah mengembangkan multi-entry multi-exit, yang berarti bahwa orang dapat berasal dari berbagai kalangan. Hal ini memungkinkan para profesional yang berasal dari luar untuk dapat menjadi dosen (tenaga pengajar), dengan mendekatkan organisasi pendidikan ini dengan dunia industri secara lebih cepat. Salah satu terobosan yang dapat dimanfaatkan menjadi pertimbangan adalah endowed professor fund, berupa kerja sama dengan industri guna menggalang dana dan fasilitas pendidikan berupa kerja sama afiliasi bersama industri. Poin yang hendak ditekankan adalah upaya UI dalam mengundang profesor, sebab banyak sekali manfaat dan contoh nyata yang dimaksud. Kerja sama dalam rupa co-branding yang dilakukan oleh NTU di Singapura dapat dijadikan referensi bagi UI. Dengan demikian, UI dapat melakukan benchmarking terkait tema penguatan tridharma perguruan tinggi, terutama dalam kaitannya dengan tenaga ajar yang dimaksud.
Kegiatan workshop dan diskusi renaksi tersebut berakhir pada sore hari, ditutup dengan closing statement dari Kepala Biro TREM UI sekaligus untuk menyimpulkan secara singkat terkait diskusi daripada tiga sesi yang saling berkesinambungan tersebut di atas.